【新入社員必見】今日からできる！「仕事が覚えられない」への対処法 2選 -日々の積み重ねが役にたつ-

心配性・記憶力に自信のない私が、1年目から続けてよかったこと2つを紹介します。

Windowsのショートカットキーも記載しています！

特別なスキルは必要ないので、今日から始められますよ！

社会人4年目になった今も毎日使っています。

作業手順を更新・新規作成する

1年目から、実施した作業をExcelファイルに記録しています。

この手順に何度も助けられています。

既に手順書がある作業と、手順書がない作業に分けて実施したことをまとめます。

手順書のアップデート

アップデート方法

既に手順書があった作業は、手順書に以下4点を追記しました。

1. 補足説明や作業画面（説明がわかりにくいと感じた箇所にすると○）
2. 過去の作業フォルダパスや参考資料情報
3. 作業後に先輩から教えてもらったこと
4. 作業後指摘・修正があった内容。注意事項・間違えやすいポイント

手順書アップデートのメリット

最初は手順書を理解できない自分が悪いと思い、手順更新を躊躇していました。

しかし、自分が初めて実施してわからないものは、他の人も悩む可能性は高いです。

何より、自分がその手順書を見て再度作業する時に困ります。

勇気を持って追記・修正し、日々わかりやすい手順書に更新することをお勧めします。

手順書を新規作成

手順書がなかった作業は、新たに手順書を作成しました。

まず、手順書がない作業は、どちらかのパターンで教えてもらうことが多いのではないでしょうか。

1. 過去の作業フォルダや過去メールで、作業例を教えてもらう
2. 具体的な作業方法はメールや口頭で教えてもらう

手順書がない問題点

過去の資料やメールをもとに、メールや口頭で仕事を教えてもらう問題は4つあります。

1. 期間が空くと具体的な方法を忘れてしまう可能性が高い。
2. 細かい補足事項を忘れ、応用が効かなくなる可能性が高い。
   • 作業の根拠を理解している方が正確に作業することができます。
   • 前回の作業の丸コピでなんとかなることもありますが…。
3. メールがなくなった時に作業できなくなってしまう。
   • メールアプリの切り替えや、容量制限、誤削除など、メールが参照できなくなる可能性があります。
   • 実際私はバックアップミスで過去メールが消えました。。
4. 質問を受けた時や引き継ぎをする時に困る。
5. 質問を躊躇してしまう。
   • これは人によると思いますが、一度教えてもらった後再度詳細に教えてもらうのは申し訳ないと感じることもあります。
   • 部分的に不明点があれば、質問もしやすいです。

この問題は、手順書を作成しておくことで解決できます。

新規手順書作成3ステップ

作業は3ステップです。

1. 作業方法１文程度記載する。
2. 作業画面のキャプチャ（Win + Shift + S）を撮る。
3. 作成した後、随時情報を更新する。（手順書のアップデート方法はこちら！）

Excelファイルに記載しながら、作業を進めればOKです。

記載しておくと役立つ情報

さらに、あると便利な4つの情報はこちらです。

1. 参考フォルダのパス（Shift + F10 + A）
   • 過去の作業フォルダを参照して実施した場合には記載しておくと◎
2. メールの送信画面
   • 作業後にメールをするものの場合、宛先や文章に迷わなくなります。
3. 作業の目的
   • 後々無駄な作業がわかり、効率化につながります。
   • 別の仕事をする時の、参考情報になることがあります。
4. 作業時期
   • 定期的に実施する作業の場合、記載しておくと作業忘れ防止になります。

手順を記載しながら作業するとやや時間はかかりますが、

次回以降は格段に作業しやすくメリットの方が多いと思います。

作業手順書を作成するメリットは、後段で書いています。

1年目からやるのはハードルが高い、、、

最初は手順書と言えるような綺麗なものではなく、本当にメモからのスタートでした。

間違っているかもしれない不安や、未完成の手順書を公開する恥ずかしさがある場合、

まずは自分用として記録することから始めるのも良いと思います。

私の場合、

• 自分用手順書
• 配属が同じ同期との情報共有用
• 後輩への引き継ぎ用

と、公開範囲を徐々に広げました。

嬉しいことに、今もこの手順書は後輩に引き継がれています。

久しぶりにやるときは、自分もこの手順書を見て作業しています。

手順書を公開した後は、よりわかりやすい手順書にアップデートすると良いですね。

同期、後輩、チームメンバに、

「ぜひ追記・修正し、改良してほしい！」と伝えてみると良いですね！

作業手順はこんな時に役立つ！

手順書があってよかった！と思った瞬間の一例を紹介します。

手順書を作成していた過去の自分に感謝します。新しく取り組む作業は今も記録しています。

1. 仕事を引き継ぐ時
   • 短時間で引き継ぎできます。
2. 質問を受けた時
   • 手順書のキャプチャを送れば伝わることがあります。
   • 質問に動じずに答えることができます。
3. 過去にやった作業、実施頻度の少ない作業をする時
   • 自分の記憶だけに頼って作業するのは自信なくなる時があります。
   • 手順書には自分が躓いたことへの対処法が記載されているので、助けれます。

質問したことを記録する

質問して教えてもらったことは、1年目からすべて記録しています。

自分専用のGoogleを作るイメージです。

記録方法

記録例はこちらです。シンプルに記録しています。

1. 日付
   • いつ調べたかわかると便利です。
2. 情報元
   • 思い出しやすくなります。
   • 新たな疑問が生まれた際に、相談できる人の検討がつきやすくなります。
3. 種別
   • その他、自分の担当、など情報を大まかに絞り込めます。
4. 質問
   • メールやチャットで送った文章をそのままコピペします。
   • 質問する前に、疑問を整理する時にも使えます。
5. 答え
   • メールやチャットでもらった回答のままコピペします。
   • 画像、パスなど、情報を追加することもあります。

使い方

このシートの使い方は、Googleで検索するのと同じです。

思い付いた単語で、シートを検索（ctrl + F→すべて検索）します。

検索しやすくするコツ

このシートを作るポイントは

「検索でヒットするよう記録する」「後で見てもわかる」ことです。

せっかく記録しても、別の日に探したいことがヒットしなければ意味がありません。

1. 書類名などは、正式名称、通称、ひらがな、カタカナ、など関連する表記を一通り記載
   • 似た名称の資料は案外多いです。
   • 正確性を担保するため正式名称は必須です。
   • 正式名称以外の単語で検索しても、情報に辿り着けるよう複数の名称をメモします。
2. 参考情報を豊富に記録
   • 例えば、資料のパス、メール、参考資料のキャプチャなどです。
   • 1ヶ月後、1年後の自分が見ても理解できるように記載する。
   • 今はわかる内容でも、省略しすぎると後で理解できないことも…。
3. 1つのシートにまとめて記録
   • どのシートに記載したかな？がなくなり、検索しやすいです。
   • （検索対象をブック全体にすることもできますが、まとめた方が便利）
   • 内容ごとにシートを分類すると、分類できない情報を記録する時に悩みます。
   • シートが増えすぎると、管理するのが面倒になります。
   • できるだけ気軽に手間なく記録することを優先した方が、継続しやすいです。

まとめ

おさらいです！

• 作業手順を更新・新規作成する
• 質問したことをすべて記録する

以上、「仕事が覚えられない」への対処法2点でした。

地道な作業ですが、日々の積み重ねがきっと役に立ちますよ！

特別なスキルは必要ないので、今日から始めちゃいましょう！